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Wissenswertes zum Speichern und zur Darstellung von E-Mails in d.3one

Üblicherweise ist das Anzeigen, die Darstellung und das Wiederherstellen von E-Mails und unterschiedlichen Dateiformaten zwischen Anwendungen mit visuellen "Verlusten" oder eventuellen Informationsverlusten verbunden. Um Darstellungsproblemen oder möglichen Informationsverlusten durch das Wechseln der Anwendung vorzubeugen (z.B. von der E-Mail-Anwendung zur d.3ecm-Systemumgebung), werden von der d.velop AG Standards und standardisierte Richtlinien verwendet.

Die Verarbeitung beim Speichern von E-Mails in HCL Notes oder Microsoft Outlook ist weitestgehend herstellerunabhängig, da die E-Mails in einem standardisierten XML-Format im d.3-Repository gespeichert werden. Durch das XML-Format stehen Informationen der E-Mails und herstellerspezifische Informationen jederzeit zur Verfügung, weshalb das Wiederherstellen der Informationen in HCL Notes oder Microsoft Outlook jederzeit möglich ist. Wenn der Hersteller aber z.B. die proprietären Vorlagen oder Formulare wie z.B. Memo bei E-Mails neu gestaltet, wird eine E-Mail möglicherweise nach dem Wiederherstellen anders dargestellt als beim Speichern im d.3-Repository.

Beim Verarbeiten von E-Mails werden standardmäßig die IETF-Spezifikationen verwendet, die in den Requests for Comments in RFC 2045, RFC 2046, RFC 2047, RFC 2048 und RFC 2049 definiert wurden und eine Weiterführung von RFC 822 sind.

Da RFC 2048 von der Internet Engineering Task Force (IETF) als Best Practice eingestuft wurde, gilt RFC 2048 als Richtlinie für die Verarbeitung von E-Mails. RFC 2048 ist insbesondere die beste Vorgehensweise bei der Darstellung von E-Mails, die nicht mit HCL Notes oder Microsoft Outlook angezeigt werden, z.B. die Ergebnisliste in der d.3one-Integration für HCL Notes.

Die Darstellung der E-Mails oder konvertierter Dokumente in einem anderen Langzeitformat (z.B. PDF oder TIFF) kann visuell von der Darstellung in HCL Notes oder Microsoft Outlook abweichen. Inhaltlich werden alle Informationen gemäß RFC 822 und RFC 2048 dargestellt.

Weitere Informationen zu dem Thema finden Sie z.B. auf der Website der IETF.

Mithilfe der folgenden Liste können Sie nachvollziehen, welche Arten von E-Mails d.3one verarbeitet und wie die E-Mails gespeichert werden.

Plaintext

  • Microsoft Exchange: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • HCL Domino: Wird uneingeschränkt verarbeitet.

HTML

  • Microsoft Exchange: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • HCL Domino: Wird uneingeschränkt verarbeitet.

MIME

  • Microsoft Exchange: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • HCL Domino: Wird uneingeschränkt verarbeitet.

S/MIME-basierte Verschlüsselung (intern)

  • Microsoft Exchange: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • HCL Domino: Wird uneingeschränkt verarbeitet.

S/MIME-basierte Verschlüsselung (extern)

  • Microsoft Exchange: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • HCL Domino: Wird uneingeschränkt verarbeitet.

PGP-basierte Verschlüsselung (intern)

  • Microsoft Exchange: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • HCL Domino: Wird uneingeschränkt verarbeitet.

PGP-basierte Verschlüsselung (extern)

  • Microsoft Exchange: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • HCL Domino: Wird uneingeschränkt verarbeitet.

S/MIME-basierte Signatur (intern)

  • Microsoft Exchange: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • HCL Domino: Wird mit Einschränkungen verarbeitet.
  • Bemerkung: Mit der HCL Notes-Integration gespeicherte E-Mails benötigen im Archivspeicher mehr Speicherplatz als die Originaldatei.

S/MIME-basierte Signatur (extern)

  • Microsoft Exchange: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • HCL Domino: Wird mit Einschränkungen verarbeitet.
  • Bemerkung: Mit der HCL Notes-Integration gespeicherte E-Mails benötigen im Archivspeicher mehr Speicherplatz als die Originaldatei.

HCL Notes-basierte Signatur (intern)

  • Microsoft Exchange: Kann nicht verarbeitet werden. Das Speichern wird verweigert oder ist nicht möglich.
  • HCL Domino: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • Bemerkung: Das Wiederherstellen ist nur in HCL Domino möglich. Das Anzeigen in der d.3ecm-Systemumgebung ist nur bedingt möglich. Die gespeicherte Datei ist größer als die Originaldatei.

HCL Notes-basierte Signatur (extern)

  • Microsoft Exchange: Kann nicht verarbeitet werden. Das Speichern wird verweigert oder ist nicht möglich.
  • HCL Domino: Wird uneingeschränkt verarbeitet.
  • Bemerkung: Das Wiederherstellen ist nur in HCL Domino möglich. Das Anzeigen in der d.3ecm-Systemumgebung ist nur bedingt möglich. Die gespeicherte Datei ist größer als die Originaldatei.

Wenn E-Mails verschlüsselt und signiert sind, kann eventuell lediglich angezeigt werden, dass die E-Mails verschlüsselt sind, da die Signatur ebenfalls verschlüsselt ist.

Sie können eine zu speichernde E-Mail zwar entschlüsseln, aber die E-Mail wird verschlüsselt im d.3-Repository gespeichert.

Sie können keine Anhänge aus verschlüsselten E-Mails speichern. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die komplette E-Mail speichern.

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