Seit heute besteht nun auch die Möglichkeit, Strukturen aus Kategorien zu erstellen und zu verwalten.

Was sind Strukturregeln?

Innerhalb deines d.3-Repositorys kannst du deinen Anwendern mithilfe von Strukturregeln einen vorgefertigten Aufbau von Akten bereitstellen. Somit werden die Dokumente, die deine Anwender ablegen, automatisch in Akten eingegliedert und verknüpft. Dabei kannst du festlegen, anhand welcher Eigenschaften die übergeordnete Akte erkannt werden soll. Außerdem kannst du noch Eigenschaften definieren die von der Akte auf das untergeordnete Dokument automatisch übernommen werden.

Wie lege ich eine Struktur an?

  1. Wähle den Menüpunkt Strukturen aus.
  2. Klicke auf „Neue Strukturregel“.
  3. Wähle eine übergeordnete Kategorie.
  4. Wähle eine untergeordnete Kategorie.
  5. Wähle mindestens einen Eigenschaftswert, auf dessen Basis eine Verknüpfung erstellt werden soll.
  6. Optional: Wähle Eigenschaftswerte, die von der übergeordneten Kategorie übernommen werden sollen.
  7. Speichere deine neu erstellte Strukturregel.

Eine Anlage ist ebenfalls über die API möglich.

Beispiel: Strukturregeln in einem Verlag

In einem Verlag möchtest du Dokumente nach Autoren geordnet ablegen. Hierfür hast du bereits eine Akte namens „Autorenakte“ und eine Dokumentart namens „Manuskripte“ erstellt. Beide besitzen die Eigenschaft „Autor“ sowie die Eigenschaft „Email“. Mit entsprechenden Strukturregeln kann nun die Ablage vereinfacht werden, indem jedes neue Manusscript automatisch in die entsprechende Autorenakte übernommen wird.

Bei der Anlage einer neuen Strukturregel musst du zunächst eine übergeordnete Kategorie und eine untergeordnete Kategorie wählen.

Anschließend musst du mindestens eine Eigenschaft definieren, anhand der dein Repository erkennen soll in welche Akte ein Dokument gehört. In diesem Fall ist das der Autor. 

Außerdem kannst du festlegen welche Eigenschaften von der übergeordneten Kategorie übernommen werden sollen. Hier kann zum Beispiel die Email Adresse übernommen werden, damit sie an jedes abgelegte Manuscript angehängt wird.