Wir sagen Danke! Für d.velop inbound scan und d.velop inbound e-mail haben wir viel konstruktives Feedback bekommen. Dieses bezieht sich vor allem auf die Benutzeroberfläche. In diesem Beitrag möchten wir Euch aufzeigen wie wir die Oberfläche noch einfacher gestalten und was wir noch vorhaben, damit Ihr Eure Prozesse noch einfacher gestalten könnt.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche werden wir so gestalten, dass möglichst wenige Klicks ausgeführt werden müssen und das Interface nicht so viel hin und her wischt. Dazu gibt es drei Modi der Oberfläche, die den Anwender je nach Status unterstützen werden.

  • Erfassungsmodus
  • Exportmodus
  • Indexmodus

 

Desweiteren werden wir eine Seitenleiste einführen über die der Anwender, je nach Modus, noch besser in bestehende Stapel oder Dokumente navigieren kann.

Erfassungsmodus

Der Erfassungsmodus ist der gewohnte Bereich. Hier kann der Anwender Papierbelege einscannen oder Dateien importieren. Anschließend kann er Seiten bearbeiten (löschen, verschieben, drehen) und manuell bzw. KI-gestützt Dokumente definieren. Wenn er diesen Arbeitsschritt beendet hat, kann er den "Import abschließen". Die Anwendung wechselt in den Exportmodus. Je nach Importprofil sind einzelne Funktionen im UI gesperrt, damit logisch zusammengehörende Dokumente nicht aus versehen getrennt werden.

Exportmodus

In diesem Modus hat der Anwender einen Überblick über alle Dokumente und kann Dokumente, die er nicht speichern will demarkieren. Über die Speichern-Schaltfläche werden die markierten Dokumente direkt in das entsprechende System gespeichert. Durch einen Klick auf ein Dokument in auf der Übersichtsseite oder in der Seitenleiste gelangt der Anwender in den Indexmodus.

Indexmodus

Im Indexmodus sieht er die Vorschau des Dokumentes im Hauptbereich und kann über alle Seiten des Dokumentes scrollen. Rechts neben der Vorschau sind die Eigenschaften des Dokumentes zu sehen, die er auch bearbeiten kann. Über die linke Seitenleiste kann er zu den einzelnen Dokumenten navigieren. Auch in diesem Modus kann er das aktuell markierte Dokument oder alle Dokumente speichern.

Automatisierter E-Mail-Eingang

Mit d.velop inbound e-mail kannst Du für Dein Unternehmen (bzw. Mandanten) eigene Postfächer definieren. In der Postfachkonfiguration kannst Du ein Inbound-Profil angeben, mit dem die eingehende E-Mail verarbeitet wird. Hier werden zwei Profile bereitstehen. Das erste definiert, dass die E-Mails und deren Anhänge als Dokumente importiert werden. Wenn der Anwender den erstellen Stapel öffnet, landet er direkt im Exportmodus.

Das zweite Profil ermöglicht die automatische Ablage in d.velop documents. Eingehende E-Mails werden über d.velop inbound verarbeitet. Dabei erfolgt die Dokumenttrennung und -erkennung und die Metadatenanreicherung. Die Dokumente werden dann entsprechend dem Mapping in d.velop documents abgelegt, sofern alle Pflichtfelder gefüllt sind. Ist das nicht der Fall, kann der Anwender die Dokumente manuell wie gewohnt ablegen.

KI-gestützte Metadatenextraktion

Über einen KI-gestützten Dienst werden wir aus bestimmten Dokumentarten weitere Metadaten extrahieren, damit der Anwender möglichst wenig manuell eintragen muss.




Die o.g. Funktionen werden wir nach und nach umsetzen und veröffentlichen. Beobachtet den Blog, um zu erfahren wann wir welche Funktion bereitstellen.