Eigene Postfächer in der Cloud

Seit kurzem gibt es den Service d.velop inbound e-mail im d.velop store. Dieser Service erweitert d.velop inbound scan, um den Eingangskanal "E-Mail". Du kannst damit eigene Postfächer in der d.velop cloud festlegen, an die Du relevante E-Mail weiter- oder umleitest, oder aber direkt hinsenden lassen kannst.

Eine genaue Beschreibung und Anleitung findest Du hier: https://portal.d-velop.de/dev/de/blog/d-velop-inbound-e-mail-verfuegbar

Durch die Veröffentlichung ist der Service d.velop inbound e-mail free30 weggefallen. Mit dem neuen Service kannst Du aber unbegrenzt E-Mails verarbeiten. Das "inbound"-Postfach wird Dir kostenneutral zur Verfügung gestellt. Du zahlst nur die E-Mails, die wirklich verarbeitet werden.

Verbesserte Whitelist

Damit Du nicht jeden einzelnen Benutzer in die Whitelist eintragen musst, damit diese E-Mails an ein Postfach in der d.velop cloud senden können, habe wir die Pflege der Whitelist optimiert. Hier kannst Du nun auch Wildcards angeben:

  • Das * kann als Platzhalter für eine beliebige Anzahl von Zeichen genutzt werden. Möchten Sie beispielsweise alle Postfächer einer Domäne erlauben, so können Sie den Ausdruck "*@my-domain.de" verwenden.
  • Das kann als Platzhalter für genau ein Zeichen verwendet werden. Beispielhaft könnten Sie E-Mails von der Adresse Standort_BN@my-domain.de versenden, wenn Sie den Ausdruck "Standort_??@my-domain.de" in den zugelassenen E-Mail-Adressen eingetragen haben.

Innerhalb des Domainnamens kannst Du keine Wildcards angeben.

Automatische Ablage

Jetzt gibt es schon in der d.velop cloud einen Eingangskanal für meine Rechnungen und andere Dokumente die via E-Mail zugestellt werden und ich muss diese manuell dem Eingangsrechnungsworkflow oder in die Akte speichern? Nein! Auch das können wir für Dich übernehmen.

d.velop inbound bietet nun die Möglichkeit, dass eingehende Dokumente direkt in d.velop documents gespeichert werden. Dazu gibt es jetzt das Profil "Automatische Ablage...". Diese Profile kannst Du aktuell innerhalb d.velop inbound e-mail nutzen.

Als Admin Deiner Organisation kannst Du in einer Postfachkonfiguration von d.velop inbound e-mail angeben, mit welchem Profil die eingehenden E-Mails verarbeitet werden. Wenn Du das Profil für die Automatische Ablage auswählst, werden die eingehenden E-Mails direkt in d.velop documents abgelegt.

Sollte die Automatische Ablage mal doch nicht funktionieren, z.B. weil eine benötigte Eigenschaft nicht ermittelt werden konnte, kann der berechtigte Anwender wie gewohnt die Dokumente manuell ablegen. Das ist aber die Ausnahme (Lächeln)

Aber was habe ich davon?

Naja. Es macht Dein (Arbeits)leben noch einfacher. Ein Beispiel: Rechnungen kommen per E-Mail ins Unternehmen. Aktuell hast Du schon mit d.velop inbound scan dafür gesorgt, dass Papierrechnungen (ja. die gibt es auch noch) direkt eingesannt und durch den Anwender in d.velop documents abgelegt werden. Jetzt ist es aber möglich, dass Du Rechnungen, die via E-Mail eintreffen direkt an d.velop inbound weiterleiten kannst. Entweder durch eine automatische Wieterleitung oder durch eine manuelle Weiterleitung der Anwender. Wenn das entsprechende Postfach für die Automatische Ablage konfiguriert ist (s.o.) werden die E-Mails direkt in d.velop documents gespeichert. Die E-Mail selber als Schwriftverkehr. Die angehängte Rechnung wird direkt als Eingangsrechnung gespeichert. Der Eingangsrechnungsworkflow von d.velop smart invoice startet direkt, damit Du keine Zeit verliert die Rechnung zu prüfen und zu begleichen. So sparst Du Zeit und Kosten!


Wie richte ich die Automatische Ablage ein?

Die Einrichtung ist ganz einfach. Gehe in die Konfiguration in den Bereich "Ablage in d.velop documents - Allgemeine Konfiguration". Dort wähle das Repository in das Du die Dokumente importieren willst. Im darunter liegenden Feld gebe den API-Schlüssel des Benutzers ein unter dessen Namen die Dokumente importiert werden sollen. Achte dabei darauf, dass der Benutzer ausreichend Rechte hat. Nun kannst Du in der Einstellung der Postfächer, über die E-Mails automatisch abgelegt werden sollen, gehen und das Profil für die Automatische Ablage auswählen.


Ausblick

Diesen Monat wird noch einiges passieren. Wir wollen, dass Du noch effizienter Arbeiten kannst. Das unterstützen wir durch angepasste Oberflächen und durch neue Funktionen.

Erweiterte Oberfläche

Wir passen für Dich die Bearbeitungsoberfläche an. Ein wichtiges neues Element wird die linke Seitenleiste sein. Diese wird immer zur Verfügung stehen und Dir wichtige Elemente von d.velop inbound zur Verfügung stellen. Im Erfassungs- und Speichermodus kannst Du Deine Stapelliste ansehen und zwischen den Stapeln wechseln. Wenn Du im Speichermodus auf ein Dokument klickst, wird es direkt geöffnet. Dabei wird in der Bearbeitungsoberfläche die Vorschau angezeigt. Rechts daneben die Eigenschaften. In der Seitenleiste werden Dir dann alle Dokumente des Stapels angezeigt. Du kannst so einfach zwischen den Dokumenten springen. So hast Du mehr Platz, um Dir alles in Ruhe anzusehen.

Stapel weiterleiten

Bald kannst Du die Erstellung und Abarbeitung von Stapeln aufteilen. Wenn ein Stapel erstellt wurde, kannst Du den Stapel direkt einer Benutzergruppe weiterleiten. Dabei wird eine Aufgabe angelegt, so dass die Anwender darüber informiert werden. Das geht natürlich auch während der Stapelbearbeitung. So kann bei Euch im Unternehmen eine oder mehrere Personen zentral Belege scannen und diese zur weiteren Abarbeitung den entsprechenden Abteilungen zuordnen.




Alle Funktionen stehen ab dem 07.04.2020 17:00 Uhr zur Verfügung.