E-Mails sind immer noch ein wichtiges Transportmittel für Informationen und Belege für Unternehmen. Verschiedenste Dokumente gelangen so ins Unternehmen und müssen zeitnah bearbeitet werden oder anderen einfach zur Verfügung gestellt werden. Damit Du auch im Rahmen der d.velop cloud wichtige E-Mails entgegennehmen und nutzen kannst, stellen wir im Rahmen der d.velop inbound suite einen neuen Service bereit: d.velop inbound e-mail 

Mit d.velop inbound e-mail erweitern wir dein d.velop inbound scan. Wenn Du d.velop inbound scan noch nicht gebucht hattest, wird es direkt mitgebucht.

Was kann d.velop inbound e-mail?

Mit d.velop inbound e-mail kannst Du verschiedene Postfächer festlegen. Dabei kannst Du den Namen (nicht die Domäne) frei definieren. Damit nicht jeder einfach so E-Mails in das Postfach senden kann und unnötige Mails verarbeitet werden, gibst Du noch an welche E-Mailadresse E-Mails in das Postfach senden darf (Whitelist). 

Die eingehenden E-Mails werden direkt an d.velop inbound weitergeleitet. Dort wird für jede E-Mail ein Stapel angelegt. Die Anhänge der E-Mail werden auch dem Stapel als eigene Seiten bzw. Dokumente hinzugefügt, sofern d.velop inbound das Format der Anhänge kennt. Damit nicht Jeder jeden Stapel sieht, kannst Du in der Postfachkonfiguration angeben welche Benutzergruppe den Stapel sehen kann. Nur die Mitglieder der Gruppe sehen den Stapel und können diesen über die Bearbeitungsoberfläche von d.velop inbound bearbeiten.

Natürlich will man nicht jede E-Mail manuell weiterverarbeiten und z.B. in d.velop documents oder Microsoft SharePoint ablegen. In Einzelfällen ist das weiterhin wichtig (z.B. bei vom Scanner weitergeleitete Stapel), aber es muss nicht sein. Über Profile kannst du steuern, wie die Bearbeitung bzw. Verarbeitung der E-Mails erfolgen soll. Nach und nach wird d.velop inbound Importprofile bereitstellen, die Du in der Postfachkonfiguration auswählen kannst. Je nach ausgewählten Profil kann der Anwender die Mails nur noch manuell Attributieren und Speichern, oder die Ablage erfolgt voll automatisiert* nach d.velop documents.

Wie richte ich d.velop inbound e-mail ein?

Um d.velop inbound e-mail zu konfigurieren, wechsel in den Konfigurationsbereich. Dort wechselst Du in den Bereich der "Eingangspostfächer".

Über das "Plus"-Symbol kannst Du ein neues Postfach erstellen. Durch einen Klick auf einen Eintrag, kannst Du eine bestehende Konfiguration ändern.

Eine Änderung ist nur für E-Mails bzw. Stapel wirksam, die nach dem Speichern der Änderung eingetroffen sind.

Das "inbound@"-Postfach wird immer bereitgestellt. Die Konfiguration kann angepasst werden. Ein Löschen des Postfachs ist nicht möglich.


In dem nun geöffneten Dialog kannst Du folgende Angaben machen:

Postfach (Name)

Vergebe einen eindeutigen Namen für Dein Postfach. Nach dem Speichern ist dieser nicht mehr änderbar.

Die Postfachadresse ist etwas kompliziert. Damit Du Dir diesen nicht merken musst, kannst Du ihn einfach in die Zwischenablage kopieren und z.B. einen einfachen Adressbucheintrag machen oder die Adresse weitergeben.

Berechtigte Gruppen

Wähle eine Gruppe aus, die auf den angelegten Stapel in d.velop inbound Berechtigung hat.

Benachrichtigter Benutzer bei Fehler

Wähle einen Benutzer aus, der via E-Mail benachrichtigt wird, wenn es doch mal zu einem Fehler bei der Entgegennahme von E-Mails kommen sollte.

Profil

Wähle das Profil aus mit dem die E-Mails und deren Anhänge in d.velop inbound verarbeitet werden sollen.

Keines

Es erfolgt keine besondere Verarbeitung. Die E-Mail und die Anhänge (sofern d.velop inbound das Format verarbeiten kann) werden als Einzelseiten dem Stapel hinzugefügt. Der Anwender muss dann die Seiten- und Dokumentverarbeitung manuell durchführen bzw. anstoßen. Die zu speichernden Dokumente werden immer in PDF konvertiert und dem Zielsystem übergeben. 

Wir empfehlen diese Einstellung nur, wenn das Postfach gescannte Dokumente (Stapel) von Scannern entgegennimmt.


Dateiimport-Profil

Mit diesem Profil werden die E-Mail und die Anhänge (sofern d.velop inbound das Format verarbeiten kann) als Einzeldokumente in den Stapel importiert. D.h., dass die E-Mail selber und die Anhänge als Dokumente importiert werden und der Anwender dies nicht beeinflussen kann. Nach der Stapelanlage werden direkt die Seiten- und Dokumentanalyse-Prozesse durchgeführt. Der Anwender kann dann die Kategorie und den Dateinamen anpassen. Beim Speichern wird die Originaldatei übergeben. Wenn also die E-Mail abgelegt wird, wird die EML-Datei samt Anhänge abgelegt. Auch die Anhänge, die als Dokumente im Stapel angezeigt werden, werden im Originalformat dem Zielsystem übergeben.

Wir empfehlen dieses Profil, wenn E-Mails und deren bekannten Anhänge im Original abgespeichert werden sollen.


Automatisches Dateiimport-Profil

Das Profil entspricht dem des "Dateiimport-Profil". Zusätzlich werden die Dokumente (E-Mail und Anhänge, deren Format d.velop inbound kennt) direkt in d.velop documents abgelegt.

Hinweis: Dieses Profil steht ab April 2020 zur Verfügung! Weitere Informationen zu der automatischen Ablage folgen im April.

Zugelassene E-Mail-Adressen

Trage hier alle E-Mail-Adresse ein, die an das Postfach E-Mails senden können. Hier muss die volle E-Mailadresse angegeben werden - Wildcards sind nicht möglich.







*verfügbar ab April 2020